Papirbasert post

skal opnast av servicekontoret. Ved opning av rekommandert post og verdipost skal det vere to tilsette til stades. Personleg adressert post, dvs. når personnamn er nemnt før namnet  til den kommunale eininga, skal leverast uopna til rette vedkommande. Medarbeidar som mottek arkivverdig post, skal straks levere denne til servicekontoret.

Etter at posten er opna, skal posten delast i arkivverdig post og informasjonspost.

Som arkivverdig post reknar vi post som blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon (saksdokument etter offenlegheitslova). Denne skal stemplast, journalførast og scannast etter følgjande rutine:

1. Journalføring og skanning

Dokumenta skal journalførast med følgjande opplysningar i WebSak:

• Dato
• Arkivsaksnr. og journalpostnr.
• Avsendar / mottakar / e-postadresse
• Brevdato
• Tilgang (Tilgangskode, avskjermingskode og heimel for graderinga)
• Saksbehandlar
• Arkivkode
• Journalstatus M

2. Fordeling og kontroll:

• Sette status M til J på inngåande dokument
• Sette S til J på inngåande dokument.
• Sette status F til J på utgåande dokument + N og X-notat.
• Sette status E til J på utgåande e-post

 3. Ta ut postlister og gå gjennom desse.

 Det fysiske dokumentet blir sett i perm etter journalføringsdato/arkiv.

E-post

Sveio kommune si offisielle e-postadresse er: postmottak@sveio.kommune.no. Denne skal stå i brevark, internett, visittkort, informasjonsmateriell m.m.

Servicekontoret har ansvar for postmottaket og skal kontrollera innboksen minimum 2 gonger dagleg.

E-post som er saksdokument, må behandlast i samsvar med dei lovar og reglar som gjeld for arkivering, journalføring og innsyn.

Arkivverdig e-post:

Arkivforskrifta § 3-2 slår fast at e-post som er saksdokument, skal inngå i kommunen sitt saksarkiv dersom den er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Desse dokumenta skal straks leggjast inn i WebSak og behandlast vidare der som alle andre saker. Eventuelt kan arkivverdige e-postar vidaresendast til postmottak for journalføring.

Dokumenta skal journalførast med følgjande opplysningar i WebSak:

• Avsendar / mottakar / e-postadresse
• Tilgang (Tilgangskode, avskjermingskode og heimel for graderinga)
• Saksbehandlar
• Tittel på hovuddokument. Tittel på vedlegg må vera forklarande
• Fjern unødvendige logoar

Ved tvil om kva som skal journalførast eller om dokumentet skal graderast, - rådfør deg med servicekontoret.

Det skal sendast ei stadfesting til avsendar når e-posten er motteken.

Ekspedering av utgåande arkivverdig e-post skal gjerast i WebSak etter gjeldande rutinar for utgåande post.

Etiske retningslinjer for handtering av e-post

• Bruk fast signatur på utgåande e-post med informasjon som identifiserer deg.
• Les alltid gjennom meldingar før du sender dei. Kontroller at du har brukt korrekt adresse. Viss du sender med vedlegg, kontroller også at dei er korrekte.
• Presenter den viktigaste informasjonen først i e-postmeldinga. Ver kort og presis.
• Unngå personlege helsingar i offentleg post.
• Hald orden i innboks og utboks – rydd jevnleg.
• Ver  varsam med å sende e-post viss du er sint eller irritert.
• Unngå bruk av blindkopi. Det bør gå fram kven som får kopi av e-post.
• Bruk nøytralt format på e-posten og bruk enkelt språk. Unngå overdrevet bruk av store bokstavar, farga tekst eller utropsteikn. Føremålet ditt med dette kan lett mistolkast av mottakaren.
• Det skal ikkje sendast sensitive personopplysningar med elektronisk post.
• Graderte dokument i WebSak er sperra for e-post.

Elektronisk mottak av digitale søknadar

I modulen Acos Skjemamottak hentar ein fram elektroniske søknadar. Servicekontoret er ansvarleg for å journalføre desse i WebSak.

Offentleg journal (innsyn)

Servicekontoret tek ut inngåande og utgåande postlister for kvar dag. Postlistene blir kontrollerte og kvalitetssikra med tanke på graderte dokument.

Deretter vert det kjørt Drum-rapport for publisering mot innsynsmodulen på kommunen si heimeside. Dokumenta vert publisert 3 dagar etter journalføringsstatus J er sett.

Saksdokument med status J blir publisert ved første Drumkjøring.

Utgåande post

Utgåande post kan sendast som vanleg post eller som e-post.

Dokument sendt via e-post: Hugs e-postadresse i rett felt i mottakarfeltet. Vel Meny og Ekspeder.. Dokument som er unnateke offentleggjering, kan ikkje sendast som e-post. Dokumentet får automatisk status E og påført ekspedert dato.

Dersom svar blir sendt via Outlook, må e-posten lagrast i WebSak.

Dokument sendt som vanleg brevpost:

1. Lag ein ny journalpost i WebSak. Skriv ut dokumentet og legg til frankering.
2. Ferdigstill dokumentet (frå R til F) når brevet er ekspidert.

Tilgang / gradering:

Gradering iht. gjeldande lover og reglar.

Avslutta saker:

Meld frå til servicekontoret når saker skal avsluttast. Bruk merknadsfeltet.

Flaggmeldingar / elektronisk godkjenning:

Alle saker som skal til politisk behandling skal godkjennast av rådmannen.

Saksbehandlar sender saka via sin leiar for godkjenning. Leiaren vidaresender den

for godkjenning til rådmannen. Når den er godkjent av rådmannen blir status automatisk

endra til F og kjem på kølista til utvalet den skal behandlast i. Saksbehandlar får melding om at saka er godkjent i kurv i WebSak..

Rutinemessige kontrollar

• Ta ut restanseliste på kvar enkelt saksbehandlar på Inngåande dokument og Notat. Dette må gjerast kvart kvartal. (Systemansvarleg)
• Ta ut liste over utgåande dokument med status R (systemansvarleg)
• Kontroll reserverte arkivsaker  - sett til B (behandling) (systemansvarleg)
• Arkivsaker til avslutning (systemansvarleg)